Manual de funciones
El presente documento tiene como objetivo mostrar la importancia de del manual de funciones , un manual de funciones
es el que se refiere a un
instrumento administrativo el cual le da
apoyo a los pequeños quehaceres que se
deben hacer cotidianamente en las distintas áreas dentro de una empresa. El
manual de procedimientos le permite al personal de la empresa tener mejor
capacitación.
El
autor Duhalt K. M. define al manual, como “un documento que contiene en forma
ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas,
procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran
necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.
Un
manual de funciones es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización. Este
permite que la organización tenga un gran crecimiento con más
efectividad el manual de procedimientos
se desarrolla para cada una de las actividades
u operaciones que tengan que ver los procesos administrativos y
operativos de acuerdo con la
ley establecida, el manual de
procedimientos permite establecer objetivos para la organización, en este se consignan metódicamente las acciones
y operaciones que se deben seguir para poder llevar a cabo las funciones
generales para que la
organización pueda funcionar bien .
Una
de las ventajas del manual de funciones es
que permite que las personas interaccionen
con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa lo que ayuda al proceso de la comunicación,
integración y desarrollo, elimina desequilibrios en cargas de trabajo
Por otro lado una de las ventajas del manual
de procedimientos y funciones es:
Auxilian
en el adiestramiento y capacitación del personal
Proporciona
una visión de la empresa al personal
Facilitan
la interacción de las distintas áreas de
la empresa
Describen en forma
detallada las actividades de cada puesto
Proporciona la descripción de una de sus funciones al personal
Son guías del trabajo a ejecutar
Ayudan
en la inducción de impuestos
El
manual de funciones se establece como
una base fundamental para detectar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados de la organización en un término procedimiento este facilita la orientación, facilita la
ubicación, delimitación de responsabilidades, define cargos, delimita función
Aspectos
para desarrollar un manual de funciones:
1
Definir la estructura organizacional de la empresa
2
Definir la denominación y número de
cargos que conformaran la estructura
3
Asignar a cada cargo las funciones que
les corresponden
4
Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para
desempeñar las funciones asociadas
5
Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos
6
Aprobar y divulgar el manual de la empresa
El
manual de procedimientos:
Apoya las actividades de diferentes áreas
Facilita
su control y crecimiento
Registra actividades
secuenciales
Registra
acciones
Funciones generales especificas
Un
manual de procedimientos es el
documento que contiene la
descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, estos manuales deben estar escritos lo más
sencillos posibles, precisos y lógicos
que permitan garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones de la organización
Para
elaborar un manual de funciones se debe
tener en cuenta las siguientes características:
1
Definir el objetivo
2
Recopilaciones de la información
3 Estudio de los departamentos
4
Elaboración de inventario de
procedimientos
5
Análisis de la información
6
Integración de la información
7Revision
de los objetivos, políticas y áreas
responsables
El manual de funciones es importante debido a
que recopila una serie de políticas,
normas y condiciones que permiten
el correcto funcionamiento de la organización por ende tiene como guía similitud con la constitución
política de Colombia ya que esta
reúne las normas básicas y no tan
básicas
Como conclusión tener un manual de
procedimientos en nuestra actualidad es prácticamente un valor agregado es algo
que nos va a permitir a empezar a gestionar la información de nuestra empresa, nos ayuda de un u otra
manera a generar políticas a seguir procedimientos a capacitar a la gente a que realice siempre las mismas funciones y las mismas actividades para ofrecerle siempre un servicio de calidad y un producto único al
cliente. Los manuales de procedimientos además contienen las autorizaciones o
documentos necesarios que nos indican el funcionamiento las máquinas o equipos
a utilizar .La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los
diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos
proporciona necesarias para el logro.
El manual de funciones establece las bases de la filosofia general de la empresa respecto a las relaciones internas, imforma tanto a los empleados como a los supervisores , sobre las politicas y procedimientos de empleo de la empresa y sirve tambien para comunicar a los empleados sus derechos deberes, y responsabilidades
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